Kako izdati prvi eRačun kao obrtnik: vodič korak po korak

Što je eRačun i po čemu se razlikuje od PDF-a?

eRačun je strukturirani elektronički račun (XML prema normi UBL 2.1 i hrvatskom CIUS-u) koji se razmjenjuje između informacijskih posrednika. Za razliku od PDF-a, računalo ga može pročitati bez prepisivanja, a podaci o računu fiskaliziraju se prema Poreznoj upravi. PDF poslan e-mailom služi samo kao čitljiva preslika.

Obveza se odnosi na račune koje izdajete domaćim poslovnim subjektima (B2B). Računi fizičkim osobama i dalje se fiskaliziraju F1 fiskalizacijom, a računi klijentima izvan Hrvatske nisu obuhvaćeni.

Korak 1: odaberite informacijskog posrednika

Informacijski posrednik je ovlaštena tvrtka koja za vas šalje i prima eRačune te ih fiskalizira. Porezna uprava objavljuje popis od više od 30 posrednika. Pri odabiru pogledajte cijenu, ima li posrednik API kojim ga može koristiti vaš program za fakturiranje te kakva je korisnička podrška.

Moj Obrt trenutno podržava ePoslovanje.hr, a Fina i Moj eRačun dolaze uskoro. Ako već imate drugog posrednika, ne morate ga mijenjati: eRačune izdane preko njega možete uvesti u Moj Obrt iz XML-a (više u nastavku).

Korak 2: sklopite ugovor s posrednikom

Ugovor ili opće uvjete prihvaćate izravno kod odabranog posrednika. To je vaš odnos s posrednikom, a ne s programom za fakturiranje. Moj Obrt nije informacijski posrednik: mi smo tehnička platforma koja generira eRačun i šalje ga vašem posredniku vašim vlastitim API ključem, što je model koji Porezna uprava dopušta.

Korak 3: ovlastite posrednika u FiskAplikaciji

U FiskAplikaciji, kojoj se pristupa preko ePorezne, potvrdite svog posrednika i dodijelite mu ovlaštenja. Trebate ga ovlastiti za fiskalizaciju eRačuna i za eIzvještavanje o naplati. Sama potvrda posrednika za zaprimanje eRačuna ne daje ta ovlaštenja.

• Potvrda posrednika za zaprimanje eRačuna – da vam klijenti mogu slati račune.
• Ovlaštenje za fiskalizaciju eRačuna – da posrednik može fiskalizirati vaše izdane račune.
• Ovlaštenje za eIzvještavanje – podaci o naplati prijavljuju se do 20. dana u mjesecu za prethodni mjesec, prema uputama Porezne uprave. Točan postupak za vaš slučaj provjerite s posrednikom i knjigovođom.

Korak 4: pripremite podatke

• Podatke svog obrta: OIB, adresu, poslovni prostor i naplatni uređaj.
• OIB i adresu klijenata kojima izdajete B2B račune – bez OIB-a pravne osobe domaći eRačun nije moguće ispravno izdati.
• KPD oznake (klasifikacija proizvoda po djelatnostima, oblik XX.XX.XX) za usluge i proizvode koje prodajete. Ako niste sigurni koju šifru koristiti, provjerite s knjigovođom.

U Moj Obrt KPD oznaku upisujete jednom, uz stavku u Mojim stavkama, i ona se sama prenosi na svaku novu stavku računa. Obavezna je samo na računima koji se fiskaliziraju F2. Za sve ostale račune (primjerice fizičkim osobama ili inozemnim klijentima) i za same stavke možete je ostaviti praznom.

Korak 5: povežite Moj Obrt s posrednikom

1. Registrirajte testni korisnički račun kod ePoslovanje.hr (testno i produkcijsko okruženje su odvojeni).
2. U web sučelju ePoslovanje.hr preuzmite API ključ (Moji podaci, kartica Za developere).
3. U Moj Obrt otvorite stranicu Fiskalizacija, kartica F2 (e-računi), i zalijepite API ključ. Aplikacija ga provjerava pri spremanju.
4. Za produkciju isti postupak ponovite s produkcijskim ključem – testni i produkcijski ključ spremaju se zasebno.

Korak 6: isprobajte u testnom okruženju

Uključite testni način i izdajte račun pravnoj osobi. Testni računi imaju zaseban brojčani niz i ne ulaze u vaše izvještaje, pa ništa ne možete pokvariti. Moj Obrt sam odabire F2 za B2B račun, generira eRačun i šalje ga posredniku.

Račun će neko vrijeme biti u obradi, a Moj Obrt prati odgovor i označi račun kao fiskaliziran čim stigne potvrda. Ako fiskalizacija ne uspije, vidjet ćete razlog i možete je ponoviti jednim klikom.

Korak 7: izdajte prvi pravi eRačun

Kad testni račun prođe, isključite testni način, provjerite da je postavljen produkcijski API ključ i izdajte prvi pravi račun. Njegov status možete pratiti u Moj Obrt, a i u FiskAplikaciji, gdje klijent svoj eRačun prihvaća ili odbija.

Što ako vaš posrednik nije podržan? Uvoz XML-a

Ako eRačune izdajete preko posrednika kojeg Moj Obrt još ne podržava, i dalje možete imati sve račune na jednom mjestu. Na popisu računa uvezite eRačun u XML formatu (UBL) i pratit ćete prihod, klijente i izvještaje kao i za račune izdane izravno u Moj Obrtu.

• Uvoz je namijenjen računima izdanima preko drugih posrednika, koje Moj Obrt (još) ne podržava.
• Uvezeni računi samo se evidentiraju. Moj Obrt ih ne fiskalizira ponovno, jer ih je već fiskalizirao vaš posrednik.
• Podržani su obični računi u eurima koje je izdao vaš obrt.

Najčešće greške pri izdavanju prvog eRačuna

• Posrednik je potvrđen za primanje, ali nije ovlašten za fiskalizaciju i eIzvještavanje.
• Testni API ključ postavljen je u produkciji (ili obrnuto).
• Klijent nema upisan OIB ili je upisan pogrešno.
• Stavka računa nema KPD oznaku, a račun se fiskalizira F2.
• Čeka se zadnji tjedan prosinca, pa se ugovor, ovlaštenja i testiranje događaju sve odjednom.

Ako izdajete tek poneki račun, može vam biti dovoljna i besplatna aplikacija MIKROeRAČUN Porezne uprave, namijenjena obveznicima izvan sustava PDV-a. Ako račune izdajete redovito, vodite klijente i stavke ili izdajete i ponude, praktičnije je koristiti program koji sve to odrađuje umjesto vas.